就業規則はなぜ必要か？作成義務とメリット・デメリットを解説

就業規則が必要な理由

そもそも就業規則は、どうして必要なのでしょうか？作成することで、何かメリットがありますか？

従業員数が10人以上の会社は、就業規則の作成が義務付けられています。就業規則が必要な理由の1つですが、他にもメリット・デメリットがありますので、整理しましょう。

就業規則の作成義務｜労働基準法第89条とは

労働基準法第89条によって、常時10人以上の従業員を使用する会社は、就業規則を作成して、労働基準監督署に届け出ることが義務付けられています。就業規則が必要な理由の1つです。

なお、常時使用する従業員が10人未満の会社は、就業規則の作成・届出が法律上義務付けられているわけではありません。しかし、作成してはいけないという意味ではなく、10人未満の会社であっても、就業規則を作成することにはメリットがあります。

それ以外にも就業規則を作成した方が良い理由があります。就業規則の作成の有無によるメリットとデメリットを整理しました。この内容は従業員数が10人未満の会社にも言えることです。

就業規則を作成するメリット

労使間のトラブルを解決できる

会社と従業員の関係が円満な職場では、就業規則は必要とされません。規則がなくて、信頼関係に基づいて円滑に機能するのであれば、理想的な状態と言えます。

飲酒運転をする者がいなければ、道路交通法に基づいて、飲酒運転を取り締まる必要がありません。飲酒運転や犯罪のない社会が理想ですが、実際には難しいです。

労使間で発生する問題は、就業規則でどのように定められているかが起点になります。そのため、就業規則は「会社の法律」と言われることがあります。何か問題が生じたときに、的確な就業規則があれば、多くの問題は解決できます。

例えば、就業規則（賃金規程）で、賞与の支給対象者を「賞与の支給日に在籍している者」と規定していれば、賞与支給日の前に退職した従業員には、賞与を支給する義務はありません。（大和銀行事件）

しかし、就業規則を作成していなかったり、作成していてもこのような規定がなかったりすると、トラブルになります。

実際に、賞与支給日の前に退職したけれども、賞与の支給対象期間に在籍していた従業員が、会社に賞与の支払いを求めて、裁判に訴えました。その結果、裁判所は、在籍していた期間に応じて、賞与を支払わなければならないと判断しました。（ビクター計算機事件）

トラブルが生じる可能性がある労働条件や取扱いについて、トラブルを先回りして、会社の意思を反映した就業規則にしておけば、会社に有利な取扱いが認められます。そして、そのような就業規則を従業員に周知することによって、トラブルの予防に繋がります。

組織発展の土台となる

従業員が1人の場合は、口頭で1対1で対応できますが、従業員が増えると、口頭による対応は限界があります。また、場当たり的に、人によって異なる対応をしていると、従業員から不公平感や不信感を持たれます。

そうならないように、文書にして全員に共通するルール、つまり、就業規則が必要になります。ルールが明確になっていると、従業員は公平に取り扱われますので、安心して働けます。会社に対する信頼に繋がります。

就業規則は、家族的な経営から組織的な「会社」に飛躍するために欠かせない土台です。

また、会社が懲戒処分を行う場合は、懲戒処分の種類・程度及び懲戒事由を定めて、予め従業員に周知している必要があります。就業規則で定めることによって、職場の秩序を乱す者に対して、会社は懲戒処分を行えるようになります。

就業規則がなくても、不都合な言動をした従業員に対して、口頭で注意や指導をすることは可能ですが、就業規則がなければ、それ以上の減給や出勤停止等の懲戒処分を行うことはできません。就業規則は、職場の秩序を維持するためにも必要です。

違法な取扱いを予防できる

就業規則を作成する場合は、労働基準法等の法律に違反する内容を定めることはできません。法律の改正に伴って、就業規則を最新の法律に対応させていれば、会社が間違って違法な取扱いをすることを防止できます。

就業規則を作成するデメリット

適法化によって会社の負担が増える

例えば、年次有給休暇を与えていなかったり、残業手当（割増賃金）を支払っていなかったり、会社が法律違反の取扱いをしている場合は、従業員が出来上がった就業規則を見て、会社に対して正しい取扱いをするよう求めてくる可能性があります。

その求めに応じると、会社の負担が増えますので、デメリットと言えます。

しかし、従業員が増えると、トラブルが表面化する可能性が高くなります。労働基準監督署から是正勧告を受けると、会社は強制的に是正させられます。新規採用を考えている会社、特に会社を大きくしようと考えている会社は、是正勧告を受ける前に自主的に適法な取扱いに切り替えることが望ましいです。

特に未払いの残業手当（割増賃金）は、賃金請求権の消滅時効が3年（2020年の法改正による経過措置）となっているため、是正勧告を受けると過去3年分をさかのぼって一括で支払いを求められるリスクがあります。

実態と合っていないと想定外の対応を求められる

就業規則は職場のルールとして、会社も従業員も就業規則に基づいて対応することが求められます。もし、会社が想定していた取扱いと就業規則に記載している内容が違っていると、トラブルになります。

モデル就業規則や他社の就業規則をコピーして、就業規則の1つ1つの規定の意味を理解しないで作成すると、このようなリスクが表面化します。キノシタ社会保険労務士事務所では、最大200個の質問・回答に基づいて、実態に合った就業規則を作成しています。

就業規則を作成しないメリット

就業規則を作成しないことで得られるメリットは少ないです。就業規則を作成するための費用や時間が掛からないことぐらいです。

就業規則を作成しないデメリット

労働基準監督署から是正勧告を受ける

労働基準法第89条によって、従業員数が10人以上の会社は、就業規則の作成と労働基準監督署への届出が義務付けられています。

従業員数が10人以上の会社で就業規則を作成していない場合は、労働基準監督署による是正勧告の対象になります。就業規則を作成していない場合のデメリットと言えます。

経営者や管理職の時間を浪費する

通常の勤務をしているときは、労務管理上の疑問が生じることはありません。しかし、休暇を取得したり、遅刻をしたり、退職をしたり、通常でない出来事が起こります。そのときに就業規則がないと、経営者や役職者が、その都度、会社として、どのように対応するのか検討しないといけません。その都度、一定の時間を浪費することになります。

一方、就業規則があると、休暇を取得する場合の手続き、遅刻した場合の賃金の計算方法、退職する場合の手続等が明らかになります。就業規則に基づいて、総務担当部門の従業員が対応できるようになりますので、経営者や管理職の時間を浪費しないで済みます。

不公平な対応をして従業員に不満を持たれる

就業規則がないと、その都度、対応方法を検討して決定しますので、何か問題が生じたときに、特に悪意がなくても不公平な取扱いをする可能性があります。そうなると、従業員から不満を持たれて、モチベーションの低下に繋がります。

就業規則を作成していれば、ルールに基づいて、統一的画一的な対応が可能になります。一貫した対応が会社に対する信頼感や安心感を高めることに繋がります。

懲戒処分を行えない

従業員が見過ごせない言動をしたときは、会社は注意や指導を行います。就業規則がない会社で、再び同様の言動をした従業員については、繰り返し注意をする、配置転換をする、解雇をするといった対応が考えられます。

就業規則があると、その他に懲戒処分の選択肢が得られます。就業規則を作成していれば、懲戒事由を定めて、それに該当する言動をした従業員に対して、けん責、減給、出勤停止、諭旨退職、懲戒解雇等の懲戒処分を行えます。

トラブルが生じやすい

ルールがないと、労使双方が自分にとって都合の良い思い込みをします。例えば、従業員が遅刻をして、会社がその時間に対応する資格手当を減額したときに、本人が「資格手当は減額されないはずだ！」と主張するようなケースが考えられます。

資格手当を減額する取扱いは、労働基準法に違反する行為ではありません。それぞれの会社において決定することです。

就業規則（賃金規程）を作成して、遅刻をしたときに減額の対象とする手当として、資格手当を明示していれば減額する、資格手当を明示していなければ減額しない、という取扱いが一目瞭然です。

就業規則の内容は労働契約の内容として成立しますので、就業規則に基づいて対応することが基本になります。トラブルを解決する根拠が就業規則に記載されていれば、問題が大きくなることはありません。

違法な取扱いをしやすい

労働基準法や育児介護休業法等の労働関係の法律を熟知している経営者は少ないです。そのため、割増賃金の基礎となる賃金が適正でなかったり、所定労働時間が1週40時間を超えていたり、間違った取扱いをしていることがあります。

就業規則の内容は、労働基準法や育児介護休業法等の法律に違反することはできませんので、就業規則に従って対応していれば、法律違反となる行為を予防できます。

就業規則の作成・義務に関するよくある相談

執筆者：社会保険労務士木下貴雄【登録番号第27020179号】
就業規則を専門とする社会保険労務士です。メールを用いた関連サービスは20年以上の実績があり、全国の中小零細企業を対象に、これまで900社以上の就業規則の作成・変更に携わってきました。