労働基準法における記録・書類の保存期間（第109条）
タイムカードや出勤簿、労使協定も保存が必要？
労働基準法 第109条（記録の保存期間）の条文
使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を5年間保存しなければならない。
労働基準法 第143条
第109条の規定の適用については、当分の間、同条中「5年間」とあるのは、「3年間」とする。
労働基準法 施行規則 第56条
法第109条の規定による記録を保存すべき期間の計算についての起算日は次のとおりとする。
- 労働者名簿については、労働者の死亡、退職又は解雇の日
- 賃金台帳については、最後の記入をした日
- 雇入れ又は退職に関する書類については、労働者の退職又は死亡の日
- 災害補償に関する書類については、災害補償を終つた日
- 賃金その他労働関係に関する重要な書類については、その完結の日
労働基準法 施行規則 第56条第2項
前項の規定にかかわらず、賃金台帳又は賃金その他労働関係に関する重要な書類を保存すべき期間の計算については、当該記録に係る賃金の支払期日が同項第2号又は第5号に掲げる日より遅い場合には、当該支払期日を起算日とする。
労働基準法 施行規則 第56条第3項
前項の規定は、第24条の2の2第3項第4号イ、第24条の2の2の2、第24条の2の3第3項第4号イ及び第24条の2の3の2に規定する労働者の労働時間の状況に関する労働者ごとの記録、第24条の2の4第2項（第34条の2の3において準用する場合を含む。）に規定する議事録、年次有給休暇管理簿並びに第34条の2第15項第4号イからヘまでに掲げる事項に関する対象労働者ごとの記録について準用する。
労働基準法 施行規則 第71条
第17条第2項、第24条の2の2第3項第4号、第24条の2の2の2、第24条の2の3第3項第4号、第24条の2の3の2、第24条の2の4第2項（第34条の2の3において準用する場合を含む。）、第24条の7及び第34条の2第5項第4号の規定の適用については、当分の間、これらの規定中「5年間」とあるのは、「3年間」とする。
【記録の保存期間】の条文の解説です
5年間も保存しないといけないの？
これまでは3年間で定められていましたが、民法が改正されて、賃金の時効が5年間に改められました。これに伴って労働基準法が改正されて、3年から5年に延長されました。
時効が延長されたら、その根拠になる書類も同じ期間保存する必要があるということだ。
そうです。ただし、いきなり5年間に延長すると支障が生じる恐れがありますので、経過措置として、当分の間、時効は3年間とされています。
3年？書類の保存期間は、結局は以前と同じ？
はい。結果的に、書類の保存期間の変更はありません。なお、賃金の時効については、法改正前は2年間で、本来は5年間に延長されるところ、当分の間は3年間となっています。
入退社があったりすると悩みそうだけど、3年間というのは、いつからカウントする？
それぞれ次の日を起算日として、この日から3年間です。
- 労働者名簿は、従業員が退職した日（解雇された日）
- 賃金台帳は、最後に記入した日
- 採用、退職、解雇に関する書類は、従業員が退職した日（解雇された日）
- 災害補償に関する書類は、災害補償が終わった日
- その他の労働関係の重要な書類は、処理が完結した日
「その他の労働関係の重要な書類」というのは、例えば？
出勤簿、タイムカード、労使協定等が該当します。残業申請指示書、残業報告書など、始業時刻、終業時刻を記録した書類があれば、それらも該当します。労働時間、賃金、割増賃金の計算の基礎になる重要な書類です。
雇用保険の書類があるけど、この規定は関係ない？
雇用保険の書類の保存期間については、雇用保険法（施行規則）で定められています。
3年ではない？
従業員（被保険者）に関する書類は4年間、その他の雇用保険に関する書類は2年間です。
健康保険・厚生年金保険の書類は？
それぞれ関連する法律ごとに、書類の保存期間が定められています。具体的には、次のとおりです。
| 保存期間 | 書類名 | 法律 |
|---|---|---|
| 5年 | 健康診断の結果 | 労働安全衛生法 |
| 3年 | 労災保険に関する書類 | 労働者災害補償保険法 |
| 2年 | 健康保険に関する書類 | 健康保険法 |
| 2年 | 厚生年金保険に関する書類 | 厚生年金保険法 |
バラバラだね。
はい。このような書類は特別な事情がない限り、後で使うことはありませんので、表紙に「保存期限○年○月まで」と書いて、年度ごとにまとめて、期限が経過した書類から破棄していくのが良いと思います。
執筆者：社会保険労務士 木下貴雄【 登録番号 第27020179号 】
就業規則を専門とする社会保険労務士です。メールを用いた関連サービスは20年以上の実績があり、全国の中小零細企業を対象に、これまで900社以上の就業規則の作成・変更に携わってきました。
