休暇の届出時期と許可｜就業規則の規定例
休暇の届出時期と許可
- 業務に支障が生じないように、従業員が休暇を取得するときは、3日前までの届出を義務付けるか、許可制にしたいと思っています。就業規則に規定しても良いでしょうか？
- 休暇・休業について、法律で定められている条件を満たしている場合は、従業員に取得する権利が生じますので、3日前までの届出を義務付けたり、許可制にすることはできません。就業規則に記載することもできません。
休暇の届出時期と許可
年次有給休暇
年次有給休暇については、従業員が前日までに請求したときは、会社は取得を認めないといけません。3日前までに届け出ていないという理由で、年次有給休暇の取得を拒否すると、労働基準法違反になります。
就業規則にも、3日前までの届出を義務付ける規定を設けることはできません。
ただし、年次有給休暇については、労働基準法によって、時季変更権が認められていて、例外的に、事業の正常な運営を妨げる場合は、従業員が指定した取得日を他の日に変更することができます。
年次有給休暇の取得日の前日に申し出た場合は、時間的な余裕がなくて、代替要員を確保したり、業務を調整することが難しくなりますので、時季変更権を行使する可能性が高まります。
そのため、当事務所で作成する就業規則では、「特別な理由がない限り、少なくとも3日前までに届け出なければならない」と規定することがあります。急病など特別な理由がある場合は前日でも構わないということで、3日前までの届出を必ずしも義務付けていないことがポイントです。
前もって計画している場合に、3日前までに届け出ていれば、代替要員の確保や業務の調整がしやすくなって、時季変更権を行使する可能性が低くなりますので、従業員にとってもメリットがあります。
また、当事務所で就業規則の診断をしていると、年次有給休暇を取得する場合に、会社の許可を条件としている就業規則を見掛けることがあります。許可制ということは、許可をするケースと許可をしないケースがあることを前提としています。
- 許可をする＝時季変更権を行使しない
- 許可をしない＝（事業の正常な運営を妨げるため）時季変更権を行使する
このように、許可をしない場合は、年次有給休暇の請求を取り消すのではなく、取得日を他の日に変更するようにしていれば、就業規則に規定していても違法にはなりません。
しかし、労働基準監督署から指摘を受けたりしたときに、その都度、違法でないことを説明する必要があります。説明が面倒ですし、誤解を招く原因になりますので、就業規則には、許可や承認といった記載はしない方が良いと思います。
産前産後休業
産前産後休業については、労働基準法（第65条）によって、次のように規定されています。
いつまでに届け出なければならないという決まりはありませんので、この条件を満たしていれば、従業員は産前産後休業を取得する権利があります。したがって、請求が急だからという理由で、休業を拒否することはできません。
そもそも2.の産後休業については、従業員が請求しなくても、産後8週間は就業が禁止されています。
産前休業について、就業規則で許可制や承認制にすることを定めて、会社が拒否すると労働基準法違反になります。会社の許可や承認の手順は不可で、従業員の届出（請求）に基づいて処理しないといけません。
従業員が会社を長期間休業する場合は、代替要員を確保する必要があるかどうか、必要がある場合はどこから確保するか検討しないといけません。会社が従業員の妊娠を把握したときに、「産前産後休業を取得する予定はありますか？」と確認すれば、急に休まれて困るという事態は避けられるはずです。
以下の休暇等についても、考え方は産前産後休業と同じです。法律で定められている要件を満たしている従業員が請求したときは、就業規則の規定の仕方に関係なく、会社は必要な休暇等を与えないといけません。
公民権行使の保障
公民権行使の保障については、労働基準法の第7条で、次のように規定されています。
育児時間
育児時間については、労働基準法の第67条で、次のように規定されています。
- 生後満1年に達しない生児を育てる女性は、第34条の休憩時間のほか、1日2回各々少なくとも30分、その生児を育てるための時間を請求することができる。
- 使用者は、前項の育児時間中は、その女性を使用してはならない。
生理休暇
生理休暇については、労働基準法の第68条で、次のように規定されています。
妊娠中及び出産後の健康管理に関する措置
妊娠中及び出産後の健康管理に関する措置については、男女雇用機会均等法の第12条で、次のように規定されています。
「事業主は、厚生労働省令で定めるところにより、その雇用する女性労働者が母子保健法の規定による保健指導又は健康診査を受けるために必要な時間を確保することができるようにしなければならない。」
育児休業
育児休業については、長期間に及びますので、育児介護休業法によって、育児休業開始予定日の1ヶ月前までに会社に申し出ることが定められています。1ヶ月に満たない場合は、会社は育児休業開始予定日を変更して、申し出た日から1ヶ月後とすることが認められています。
ただし、育児休業は労働基準法の産前産後休業から引き続いて取得するケースが一般的ですので、産前産後休業を開始する前に、育児休業を取得する意向の有無を確認しておくと良いでしょう。
また、所定外労働の制限、時間外労働の制限、深夜業の制限、所定労働時間の短縮措置等についても、開始予定日の1ヶ月前までに会社に申し出ることが定められています。
介護休業
介護休業についても、育児介護休業法によって、介護休業開始予定日の2週間前までに会社に申し出ることが定められています。2週間に満たない場合は、会社は介護休業開始予定日を変更して、申し出た日から2週間後とすることが認められています。
育児休業及び介護休業、その他の制度については、育児介護休業規程（就業規則）で、それぞれ規定していると思います。
法定外の休暇
以上は、労働基準法や育児介護休業法等の法律で定められている休暇や休業に関する取扱いです。それ以外に、就業規則に、慶弔休暇、リフレッシュ休暇、ボランティア休暇など、法定外の休暇を定めているケースがあります。
法律を上回るものとして、会社の判断で制度化する休暇ですので、事前の届出と許可を要することを就業規則に規定していれば、それが有効になります。
ただし、就業規則で休暇の手続きに関して、法定の休暇と法定外の休暇を一緒にして、休暇を取得するときは、会社の許可を要することを記載している場合があります。
ここまで解説してきたとおり、法定の休暇と法定外の休暇は位置付けが異なりますので、就業規則を作成する場合は、取扱いを分けて規定するべきです。
執筆者 社会保険労務士 木下貴雄
2002年にキノシタ社会保険労務士事務所を開業し、就業規則を専門として、業務に取り組んできました。現在は、メールによるサービスの提供に特化して、日本全国の中小零細企業のサポートを行っています。
