就業規則の持ち出し禁止
就業規則の持ち出し禁止
- 従業員が就業規則をコピーして、社外に持ち出すことを禁止できますか？
- 禁止することは可能ですが、望ましい対応ではないように思います。
なぜ就業規則を持ち出されたくないのか？
解説を進める前に、会社が「就業規則を持ち出されたくない」と考える理由が大事です。
会社が違法な取扱いをしているから
一番目の理由としては、違法な取扱いをしていることが挙げられます。
従業員が就業規則をコピーして、労働基準監督署に駆け込んだり、労働組合に加入したり、弁護士事務所に相談に行ったり、労働審判を申し立てたりして、第三者に相談した上で、会社に対して何か要求してくるのではないかと不安になる気持ちも分かります。
しかし、そのような場合に就業規則の持ち出しを禁止したとしても、余計に反発を招くだけで、何も解決しません。現在の違法な状態を改善することが先決です。
社外秘とするべきだから
会社にとって大事な営業秘密や企業機密は厳重に管理し、社外に漏洩することがあってはいけません。「営業秘密」とは、不正競争防止法では「秘密として管理されている生産方法、販売方法その他の事業活動に有用な技術上又は営業上の情報であって、公然と知られていないもの」と定義付けられています。
就業規則は、全ての従業員に周知するものですので、営業秘密には該当しません。また、就業規則が社外に漏れたとしても、会社が損害を受けたり、信用を失墜したり、不都合が生じることは考えにくいです。したがって、実際には、就業規則を社外秘とする必要性は余りありません。
なんでもかんでも“社外秘”としていると、管理が疎かになって、他の本当に大事な情報も同列に営業秘密と認められない危険性が高まります。本当に大事な秘密情報は社外秘であることを明示した上で、鍵をして保管したり、パスワードを設定したりして、アクセスできる従業員を限定して、他の情報とは明確に区別して管理する必要があります。
就業規則の持ち出し禁止
ただし、次のような就業規則は、持ち出しを禁止するべきです。
労働基準監督署の押印がある原本となる就業規則
会社が就業規則を２部用意して、労働基準監督署に届け出ると、会社用の控えとして押印したものを１部返却してもらえます。会社の原本となる就業規則で、紛失されると困りますので、これについては持ち出しを禁止するべきです。
職場に備え付けている共用の就業規則
会社は従業員に就業規則を周知することが義務付けられていて、周知の方法の１つとして、職場に備え付ける方法が例示されています。そして、従業員が就業規則を見たいと思ったときに見られる状態にしておく必要があります。
その場合に、従業員がその共用の就業規則を自宅に持ち帰ると、返却されるまでの間は周知できていないことになります。したがって、職場に備え付けている共用の就業規則の持ち出し（持ち帰り）は禁止するべきです。
コピーの持ち出しは認めないといけない？
では、従業員が就業規則をコピーして持ち出したいと言ってきたときは、会社は応じないといけないのでしょうか。
労働基準法では、従業員に就業規則を周知することが義務付けられていますので、職場に備え付ける等していれば、周知義務を果たしていることになります。持ち出しを禁止したからといって、周知義務に違反したことにはなりません。
したがって、コピーの持ち出しを認めるかどうかは、会社が自由に決められます。
就業規則を職場に備え付けていて、従業員が就業規則を確認したいと思ったときは、その近くか自分の席で読めば直ぐに内容を確認できます。しかし、育児休業や介護休業等は、１回読んだだけでは分かりにくいです。
コピーを取ってまで確認したいということは、何か事情があるのでしょう。そんなときはコピーを禁止するよりも、「何かあれば相談に乗るけど？」と声を掛けてあげられる経営者や上司でありたいものです。
ただし、就業規則を配布すると、このようなリスクがありますので、原則的にはコピーを禁止して、コピーをする場合は（所属長や総務部長等に）申請が必要というルールにしておくのが良いと思います。
申請の手続きを挟むことによって、申請時に所属長や総務部長等からリスクに関する注意点（就業規則を変更したときはコピーした就業規則は無効になること等）を説明できるようになります。
