出張旅費規程を作成・変更したときは?
出張旅費規程を作成・変更したときは?
- 就業規則と一緒に出張旅費規程を作成しました。出張旅費規程も、労働基準監督署に届け出ないといけませんか?
- 出張旅費規程も就業規則の一部ですので、作成・変更したときは、労働基準監督署に届け出る必要があります。
出張旅費規程を作成・変更したときは?
労働基準法(第89条)によって、次の事項を記載した就業規則を作成して、労働基準監督署に届け出ることが義務付けられています。
- 始業及び終業の時刻、休憩時間、休日、休暇並びに労働者を二組以上に分けて交替に就業させる場合においては就業時転換に関する事項
- 賃金(臨時の賃金等を除く。以下この号において同じ。)の決定、計算及び支払の方法、賃金の締切り及び支払の時期並びに昇給に関する事項
- 退職に関する事項(解雇の事由を含む。)
3の2.退職手当の定めをする場合においては、適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算及び支払の方法並びに退職手当の支払の時期に関する事項 - 臨時の賃金等(退職手当を除く。)及び最低賃金額の定めをする場合においては、これに関する事項
- 労働者に食費、作業用品その他の負担をさせる定めをする場合においては、これに関する事項
- 安全及び衛生に関する定めをする場合においては、これに関する事項
- 職業訓練に関する定めをする場合においては、これに関する事項
- 災害補償及び業務外の傷病扶助に関する定めをする場合においては、これに関する事項
- 表彰及び制裁の定めをする場合においては、その種類及び程度に関する事項
- 前各号に掲げるもののほか、当該事業場の労働者のすべてに適用される定めをする場合においては、これに関する事項
1.から10.までの事項について定めたものは、就業規則と位置付けられます。1.から3.までの事項は必ず記載しないといけません。「絶対的必要記載事項」と呼ばれています。
4.以降の事項については、「○○の定めをする場合においては、」という条件付で、記載が義務付けられています。「相対的必要記載事項」と呼ばれています。
そして、就業規則の本則(本体)とは別に、賃金規程、育児介護休業規程、退職金規程等の諸規程を作成している会社が一般的です。
賃金規程は2.の賃金に関する事項、育児介護休業規程は1.の休暇に関する事項、退職金規程は3の2.の退職手当に関する事項に該当します。
これらの諸規程は、就業規則の一部という扱いになりますので、作成したときは、就業規則の本則(本体)と一緒に労働基準監督署に提出する必要があります。変更した場合も同じです。
そして、出張旅費規程については、通達によって、次のように示されています。
「旅費に関する事項は、就業規則の強制的記載事項ではないから、就業規則中に旅費に関する定めをしなくても差し支えないが、旅費に関する一般的規定をつくる場合には労働基準法第89条第10号により就業規則の中に規定しなければならない。」
出張旅費に関する事項は、労働基準法第89条第10号(従業員に適用するルール)に該当するものとして、賃金規程や退職金規程と同じ扱いになります。
したがって、出張旅費規程も就業規則の一部として、作成・変更したときは、従業員の過半数代表者の意見を聴いて、労働基準監督署に届け出て、従業員に周知をする必要があります。
出張旅費に関する事項は相対的必要記載事項ですので、出張旅費規程を作成する義務はありませんが、出張旅費規程を作成したときは、労働基準法で定められている就業規則の手続きを遵守する必要があります。
また、出張旅費規程の他にも、テレワーク(在宅勤務制度)規程、車両管理規程、通勤車両管理規程等を作成するケースがありますが、これらについても、10.(従業員に適用するルール)に該当します。
それで、出張旅費規程やテレワーク(在宅勤務制度)規程等に違反をした従業員に対して、会社が懲戒処分を実施しようとしても、労働基準法で定められている就業規則の手続きを怠っていると、懲戒処分ができない(懲戒処分が無効になる)可能性があります。
なお、人事考課に関する規程等は、懲戒処分に繋がることは考えにくいので、そのような規程は、就業規則とは別のもの(内規という位置付けになります)として、労働基準監督署に届け出る必要はありません。
執筆者 社会保険労務士 木下貴雄
2002年にキノシタ社会保険労務士事務所を開業し、就業規則を専門として、業務に取り組んできました。現在は、メールによるサービスの提供に特化して、日本全国の中小零細企業のサポートを行っています。