採用時の提出書類｜就業規則の規定例

住民票の提出

採用時の提出書類としては、どのような書類があるのでしょうか？

いくつかありますので、必要と思うものがあれば就業規則に追加して下さい。

採用時の提出書類

就業規則で、採用時の提出書類として一般的に規定しているものは、次のとおりです。

（１）履歴書

説明する必要はないですが、これまでの経歴を記載した書類です。通常は、採用面接の際に提出してもらっていると思いますので、その場合は、改めて提出してもらう必要はありません。

（２）住民票記載事項証明書

公的な書類で現住所を確認します。

住民票記載事項証明書とは、住民票の登録事項のうち、請求者の請求する項目だけを抜粋して証明する書類です。

（３）誓約書

従業員としての自覚を促し、会社の意思（企業機密の漏洩は許さない、就業規則を守ることなど）を伝えるためにも取っておくのが望ましいです。

（４）身元保証書

身元保証書を提出させることによって、従業員が故意又は重大な過失によって会社に損害を与えた場合は、身元保証人にも損害賠償を請求できます。

ただし、監督責任があるのは第一に会社ですので、身元保証人に損害賠償を請求できるのは、通常は多くても損害額の２～３割程度が限界です。

（５）健康診断書

法律で、従業員を雇い入れるときは健康診断を実施することが義務付けられています。

ただし、採用前に行った健康診断（健康診断を行った日から採用日までが３ヶ月以内の場合）の証明書がある場合は、会社で行う健康診断を省略できます。

（６）給与所得者の扶養控除等申告書

所得税を計算するときに必要です。

（７）年金手帳（所持者のみ）

厚生年金の加入手続きに際して必要です。

（８）雇用保険被保険者証（前職のある者）

雇用保険の加入手続きに際して必要です。

（９）源泉徴収票（歴年内に前職のある者）

年末調整をする際に必要になります。

（１０）通勤経路届

通勤手当の確認のために使います。

（１１）自動車運転免許証の写し

業務で自動車を運転する場合に、無免許で放置していて事故が起きたときは、会社に管理者責任が問われます。業務で運転する機会がある場合は提出させて下さい。

（１２）資格証明書の写し

資格や免許が必要な仕事（フォークリフトや電気工事など）を行う場合に、無免許で放置していて事故が起きたときは、会社に管理者責任が問われます。資格や免許が必要な業務を行わせる場合は、必ず提出させて下さい。

（１３）その他会社が必要と認めたもの

ここに掲げている書類以外で提出させたい書類がある場合はこれで提出させることができます。

ただし、具体的に列挙しておいた方が指導もしやすいので、決まって提出させる書類がある場合は就業規則に記載して下さい。