住民票の提出｜就業規則の規定例

住民票の提出

就業規則に、採用時の提出書類として、「住民票」や「戸籍謄本」が定められていることがあります。何年も前に作成して、手直しをしていない就業規則によく見られます。

現住所や年齢等を確認するために、公的な書類を提出させることは必要です。

しかし、住民票や戸籍謄本には、本人にとって知られたくない項目が記載されている可能性がありますので、強制的に提出させることはプライバシーの問題があります。

通達でも、現住所等の確認は「住民票記載事項証明書」で処理するよう指導することとされています。住民票を提出させても、具体的な法律に違反するものではありませんが、住民票記載事項証明書で処理をしても、会社にとって不都合はないはずです。

したがって、就業規則を確認して、「住民票」や「戸籍謄本」となっている場合は、「住民票記載事項証明書」に変更してください。

なお、住民票記載事項証明書とは、住民票の登録事項のうち、請求者が請求する項目だけを抜粋して証明する書類です。

そして、会社が住民票記載事項証明書の提出を求めたのに、従業員が住民票を提出してきたときは、わざわざ住民票記載事項証明書を改めて提出させなくても構いません。本人の意思で提出したものです（会社が強制したものではありません）ので、住民票で処理しても問題ありません。

ところで、2016年から、マイナンバー制度の運用が始まりました。

マイナンバー（個人番号）を確認するために、従業員がマイナンバーカード（個人番号カード）を提出したときは、カードに記載されている住所は住民票の住所と一致していますので、重複して住民票記載事項証明書の提出を求める必要はないと思います。