CD-ROMによる就業規則の届出

労働基準法（第89条）によって、10人以上の会社は就業規則を作成して、労働基準監督署に届け出ることが義務付けられています。就業規則を変更した場合も、同様に届け出ないといけません。

就業規則は、A4サイズの用紙に印刷をして、書面で提出するケースが一般的です。また、最近はペーパーレス化が進んでいますので、就業規則についても、電子申請による届出が可能です。

個人的には、書面による方法か電子申請による方法か、この2択と思いますが、他にも、電子媒体（電子メディア）による労働基準監督署への届出も認められています。

ただし、電子媒体（電子メディア）については、様々な形式がありますので、通達によって、一定の条件が定められています。

具体的な条件については、ハードウェアの普及状況やOSのバージョンアップ等に伴って、次の3つの項目が定められていて、これをクリアする必要があります。

電子媒体（電子メディア）にはいくつかの種類がありますが、次のものに限られます。

USBやSDカードは含まれていませんので、労働基準監督署に提出しても受け付けてもらえません。USBやSDカードはデータが劣化しやすくて、5年10年という長期保管には向いていませんので、対象外になったものと思います。

フロッピーディスクによる届出は、平成25年までは認められていましたが、労働基準監督署のハードウェアの更改に伴って読み込みが不可能になりましたので、現在は利用できません。

電子媒体（CDやDVD）にはいくつかのフォーマットがありますが、Windows Vista、Windows 7、Windows 8、Windows 10で動作する、次のものに限られます。

Windows 10を搭載したパソコンでフォーマットしたCDやDVDであれば、通常は、このどれかに当てはまるはずです。

電子媒体の文書形式は、原則として、HTML形式とされています。通達でも「原則としてHTML形式」となっていますので、HTML形式で表示して確認できれば、受け付けてもらえます。

HTMLファイルを置いて、そこからリンクを辿れば、txtファイルやpdfファイルは表示できますので受付可、wordファイルは表示できませんので受付不可という扱いになると思われます。

個人的には、wordファイルで作ったものをHTML形式に変換する手間等を考えると、印刷をして郵送で届け出るか、電子申請で届け出るか、どちらかの方法が効率的と思います。

執筆者　社会保険労務士　木下貴雄
2002年にキノシタ社会保険労務士事務所を開業し、就業規則を専門として、業務に取り組んできました。現在は、メールによるサービスの提供に特化して、日本全国の中小零細企業のサポートを行っています。

就業規則の作成実務について