不正行為の防止（不正のトライアングル）
不正行為
不正行為の代表例として横領と呼ばれるものがあります。
特に、取引先に請求書を偽造させる等して、外部の者と共謀して行われる横領は発見が困難で、被害金額も大きくなります。
また、近年では、個人情報の漏えいが大きな問題となっていますし、不正行為にはこれら以外にも様々なものがあります。
- 備品等の窃盗
- 架空の出張
- 通勤手当のごまかし
- 虚偽の欠勤
- 虚偽報告
- ミスの隠蔽 等
中小企業では、不正行為に対する認識が不足していたり、不正行為を未然に防止する仕組みや早期発見をする仕組みが整っていない所が多いようです。
一回、不正行為が起きると...
横領の多くは、ちょっとした出来心で会社のお金に手を付けることから始まります。しかし、不正を発見する仕組みが整っていないと、不正を直ぐに見付けることができません。
そして、不正が発覚しないことが分かると、不正行為を繰り返し、会社の被害金額がどんどん膨らんでいきます。
不正のトライアングル
不正は、次の３つの条件が揃ったときに起きるという「不正のトライアングル」という説があります。
- 不正を行う「動機・プレッシャー」がある
- 不正を行うことができる「機会」がある
- 不正を行っても自分を「正当化」できる
横領のケースに適用すると、
- 金銭的な問題を抱えていて、
- 横領をしても見付からないと認識していて、
- 自分には横領しても許される理由がある
場合に発生します。
動機・プレッシャーの一例
- 他人には言えない金銭的な問題を抱えている
- 自分では達成できない（と思われる）高い目標を課せられている
- 仕事でミスをしてしまい、上司に報告することができない
- 不正を犯すことで利益を得られる
社員に目標の達成を強く求め過ぎるとプレッシャーになり、不正が行われる可能性が高まります。
機会の一例
- 不正を行っても見付からないと認識している
- 発注者と検収者が同じ等、１人で業務を担当し、第三者のチェックが入らない
- チェック機能の盲点を良く知っている
中小企業では社員数が限られていますので、１人でいくつもの業務を担当し、また、長年勤務している社員を過度に信頼して任せ切っているケースがよくあります。
第三者のチェックが入らないと、不正が行われる可能性が高くなってしまいます。
正当化の一例
- 自分は正当な評価をされていないと思っている
- サービス残業を強いられている
- 一時的に借りるだけで、後で返そうと思っている
- 不正を行っても品質等の問題はないと思っている
- 他の社員も同じようなことをしている
- 会社のために、これ以外の方法はないと思っている
- 職場でいじめを受けている
- 経営者が会社のお金を公私混同している
会社に対する不満から、「これぐらいのことは構わない」と考えて自分を正当化するもので、会社の組織風土や法令順守の状況に左右されます。
不正行為の防止
「不正のトライアングル」として、３つの条件が揃ったときに不正が起きると説明しましたが、逆に言うと、３つのうち１つでも欠けると不正は起きないとされています。
つまり、不正を防ぐためには、どれか１つを排除すれば良いということです。
まずは、「機会」から取り組むと効率的です。不正を行っても確実に発覚すると社員が認識すれば、不正を起こすことは考えにくいです。
機会
機会をなくすためには、次のような取り組みが考えられます。
- 業務フローを改善して、１人で業務が完結しないようにする
- 第三者のチェックを入れる
- 定期的又は臨時に在庫や現金等の点検を行う
- 監視カメラを設置する
- メールのモニタリングを行う
- １週間程度の長期休暇制度を設けて、担当者と違う社員が業務を処理する
- 内部通報の制度を整備する
いくつか例示しましたが、厳しくし過ぎると弊害が生じます。例えば、業務が停滞したり、社員が萎縮したり、「自分たちは信用されていない」と経営者に対して不信感を抱いたり、ルールを守ること自体が目的になったりします。
人が行うことですので、どれだけルールを厳格にしたとしても、不正を完全になくすことはできません。過去の不正や想定される不正による損害を考慮して、これらとバランスを取りながらルールを作っていくことが重要です。
そして、不正を起こせない仕組み作りだけではなく、不正を起こそうという「動機」、不正を「正当化」させないことに着目した取り組みも大切です。
動機・プレッシャー
それぞれの社員に設定された目標や課題が適切かどうか改めて確認してください。適度なプレッシャーは成長を促しますが、過度なプレッシャーは不正に繋がる危険があります。問題がある場合は修正したり、社員が１人で悩まないよう上司がフォローして下さい。
また、私生活上の金銭的な問題については立ち入ることができませんので、会社として対応できることは限られます。動機・プレッシャーの条件を排除することは難しいです。
例えば、収入に不相応な贅沢をしている、交友関係や異性関係が派手、ギャンブルに熱中している、多額の借金がある等の事実を確認したときは、金銭を扱わない部署に配置転換をすることが考えられます。
正当化
不当に低い処遇をしていないか、会社として違法なことをしていないか、社員にとって納得できないものがあれば正当化が助長されます。
一方、経営者や上司が社員から慕われ、お互いに個人的に信頼し合える関係であれば、「あの人に迷惑は掛けられない」と思い留まり、不正を起こすことはありません。
つまり、経営者と上司の価値観、社員に対する姿勢が問われます。
言葉で言うのは簡単ですが、一朝一夕に改善できることではありません。しかし、不正行為を防止するためには、これが一番効果があります。
（２０１２／１０作成）
（２０１４／５更新）
