メールの閲覧(モニタリング)

メールの閲覧(モニタリング)

最近は、仕事で電子メールを利用することが日常的になって、個々の社員にメールアドレスを与えている会社が一般的になっています。

電子メールは、業務の効率化や通信コストの削減に役立つ反面、社員が私的に電子メールを利用したり、企業機密が漏洩したりする危険を伴います。

会社としては、社員の電子メールを閲覧、監視したいと感じることもあるでしょう。実際に実行している会社も少なくありません。

社員の電子メールを閲覧すること(モニタリング)は、法律的に問題ないのでしょうか?

私的利用の禁止

パソコンは会社の所有物で、その電気代や通信費も会社が負担しています。したがって、会社がパソコンを管理し、その使用方法を決定できます。

つまり、パソコンは業務で利用するために導入しているもので、会社は、パソコンや電子メールの私的な利用を禁止することができます。

また、社員は、勤務時間中は職務に専念する義務を負っています。社員が勤務時間中に私的に電子メールを利用することは、この職務専念義務に違反する行為となります。

ここまでは問題ないのですが、社員の電子メールを閲覧すること(モニタリング)で問題になるのが、社員のプライバシーとの関係です。

メールのモニタリングに関する裁判例

F社Z事業部(電子メール)事件

私用メールを上司が無断で閲読したことを理由として、会社に損害賠償を請求した事例です。

裁判所は、私用メールに一定のプライバシーがあることを認めながらも、上司による監視は常識的な範囲内に留まっており、私用メールの程度が限度を超えていたとして請求を棄却しました。この判決の中で、

  1. 職務上、従業員の電子メールの私的使用を監視するような責任ある立場にない者が監視した場合
  2. 責任ある立場にある者でも、これを監視する職務上の合理的必要性が全くないのに専ら個人的な好奇心等から監視した場合
  3. 社内の管理部署その他の社内の第三者に対して監視の事実を秘匿したまま個人の恣意に基づく手段方法により監視した場合

など、監視の目的、手段及びその態様等を総合考慮し、監視される側に生じた不利益とを比較衡量の上、社会通念上相当な範囲を逸脱した監視がなされた場合に限り、プライバシー権の侵害となるとしました。

日経クイック情報事件

社員を誹謗中傷する電子メールが送られてきたために、会社がこれを調査したところ、私的メールが発覚し、会社がメールのモニタリングを行ったことに対して、社員が損害賠償を請求した事例です。

裁判所は、プライバシーの問題には触れることなく、職務専念義務に違反するとして請求を棄却しました。

  1. 私用メールは、送信者が文書を考え作成する間、職務専念義務に違反し、私用で会社の施設を使用する企業秩序違反行為になること
  2. また、受信者に返事を求める内容であれば、受信者にも同様の企業秩序違反行為を行わせるものとなること
  3. 多量の私用メールの存在が明らかになった以上、調査する必要が生じたこと
  4. 私用メールであるか否かは、その題名だけから的確に判断することはできず、その内容から判断する必要があること

などから、メールのモニタリングの必要性を認めました。

グレイワールドワイド事件

就業時間中に私用メールを行ったこと等を理由として行った解雇の無効を訴えた事例です。

就業規則に私用メールを禁止する規定がないのであれば、職務遂行の支障とならず、また、会社に過度の経済的負担を掛けない程度(この事例では1日2通程度)で私用メールを送受信しても、職務専念義務に違反しないとしました。

モニタリングのトラブル予防策

就業規則に私用メールを禁止する規定を設ける

上で紹介しました裁判例では、社員による私用メールの禁止が徹底されていませんでした。やはり、トラブルを防止するためには、就業規則で私用メールを禁止することを定めておくべきです。

また、業務に関係のないホームページの閲覧についても禁止しておくべきでしょう。

メールを閲覧(モニタリング)する可能性があることを社員に告知する

紹介しました裁判例では、電子メールを閲覧(モニタリング)することが、就業規則に定められていなくて、また、事前に社員に告知していなかったにもかかわらず、会社によるモニタリングを認めています。

しかし、実際に裁判に訴えた社員がいることですし、電子メールのプライバシーが保護されるといった、過度な期待や誤解が存在することも事実です。

これを解消するために、就業規則に、会社は電子メールを閲覧(モニタリング)する可能性があることを記載するなどして、社員に知らせておくべきです。不意打ち的に行えばトラブルになりやすいですが、事前に知らせておけばトラブルを防止できます。

モニタリングの必要性を明確にする

電子メールを閲覧(モニタリング)する必要性がなく、好奇心で閲覧することは認められません。

メールを閲覧(モニタリング)する際は、私用メールの防止、企業の機密情報や個人情報の漏洩による損害防止、企業内の情報システムの安全確保など、モニタリングを行う必要性を整理して下さい。

責任者だけが閲覧できるようにする

関係のない者が閲覧することはプライバシーの問題がありますので、電子メールを閲覧する責任者を決めて、その責任者だけが閲覧するようにしておくべきです。

違反した場合は

就業規則で私用メールの禁止規定を定めておけば、これに違反したときは懲戒処分の対象とすることができます。

ただし、実際の懲戒処分の内容(種類)は、私用メールの頻度や内容から、業務への支障の程度、会社に与えた損害や危険の程度、等を考慮して判断する必要があります。

私用メールが発覚したときは懲戒処分が行えますが、懲戒処分では事後的な対応となってしまいます。それよりも、そのようなトラブルが起きないよう予防策をとっておくことが賢明です。

メールマガジン

(2010/9作成)
(2014/6更新)