研修費用の返還

研修費用の返還

会社が費用を負担して、社員に研修を受講させることがあります。

資格を取得したりして、業務に役立ててもらえれば良いのですが、研修を受講して直ぐに退職してしまうケースがあります。

会社としては、せっかくの費用が無駄になってしまいますので、「研修後の一定期間は退職を認めない。もし、研修後の一定期間内に退職する場合は、会社が負担した研修費用を返還させる」ことができないかと考えるのは当然かもしれません。

このようなことは、できるのでしょうか。

労働基準法第16条

そこで問題になるのが、労働基準法第16条の規定です。労働基準法第16条には、「使用者は、労働契約の不履行について違約金を定め、又は損害賠償額を予定する契約をしてはならない」と定められています。

つまり、退職したことを理由にして、違約金や損害賠償を支払わせるという契約は認められないということです。

このような契約をして、社員を不当に拘束し、退職させないという弊害が昔にありました。このことから、社員の退職の自由を確保するためにできた規定です。

そして、「研修が終わって一定期間は退職しない。もし、この約束に違反して退職する場合は研修費用を返還する」という契約は、違約金や損害賠償額を予定するものとして、労働基準法第16条で禁止している行為に該当します。

なお、労働基準法第16条で禁止しているのは、罰金制度のように予め損害賠償額を定めることであって、社員の故意や過失によって実際に損害が生じたときは、会社は社員に損害賠償を請求することができます。

金銭消費貸借契約

労働基準法第16条の問題もあって、研修費用は社員の自己負担として、金銭消費貸借契約の形を取っているケースがあります。特に、費用が高額になる海外留学制度を設けている会社では一般的になってきています。

つまり、研修費用や留学費用を会社が立替払して、社員に貸与し、一定期間勤務すれば研修費用の返還を免除するというものです。

一定期間内に退職するときは、貸付金の返還を求めているだけですので、労働契約とは区別されて、労働基準法の規定に違反しないと考えられます。

返還が認められる条件

しかし、形式的に金銭消費貸借契約としていても、実質的に社員の退職の自由を制限する場合は、労働基準法の趣旨に反するものとして認められないとする裁判例があります。

いくつかの裁判例や学説を見ると、次の内容を総合的に考慮して、研修費用の返還請求が有効かどうか判断しています。

業務に必要な研修でないこと

業務に必要な研修については、会社が負担するべき費用ですので、これを社員の自己負担とすることはできません。金銭消費貸借契約自体が不当な契約となります。

例えば、新入社員に対して行うような研修や業務に直結するような研修、受講しなければ不利益が及ぶような研修が該当します。

金銭消費貸借契約とするためには、労働契約と区別されている必要がありますので、研修についても業務と区別された内容であることが条件になります。汎用性があって、本人のキャリア形成に役立つ等、社員にとって利益が大きい研修であれば、業務と区別されていると認められやすくなります。

本人の自由意思で参加すること

研修費用は本人の自己負担としますので、その研修に参加するかどうかは、社員本人の自由意思で決めることが条件になります。念のため、誓約書等に本人の自由意思であることを記載しておくと良いでしょう。

一方、会社が業務命令として研修への参加を強制するのであれば、会社が研修費用を負担しないといけません。当然、社員に研修費用の返還を求めることはできません。

また、特定の部署の全員が受講しているような研修は、会社が強制していないとしても、強制と同一視されたり、業務に必要な研修と判断される恐れがあります。

請求額は実費の範囲内であること

会社が研修費用を社員に貸与して、立替え払いするものですので、社員に返還を求められるのは研修費用の実費の範囲内に限られます。また、研修費用のどの部分が返還の対象となるのか、予め取り決めておく必要があります。

会社からの請求額が研修費用の実費を超えていると、労働基準法第16条で禁止されている違約金の要素を含んできますので、実費を超えて請求することはできません。

免除期間が長過ぎないこと

研修費用の返還を免除する一定期間については、短い方が退職を制限する程度が低くなりますので認められやすくなります。

研修費用がいくらか、研修の成果が会社に還元されるのにどれぐらいの期間が掛かるのかによって、個々のケースで適正な期間が変わりますが、実態では5年(留学など比較的高額の場合)としている会社が多いようで、長くても5年以内とするべきです。

また、研修後の勤続年数に応じて返還額を徐々に減額していく方法(勤続○年を経過すれば○%免除等)は、必要な措置ではありませんが望ましい措置です。社員に配慮しているものとして、より認められやすくなります。

退職を認めること

期間を定めた雇用でない限り、社員にはいつでも退職の自由がありますので、退職自体を禁止することはできません。

また、「研修費用を返還するまでは退職を認めない」とすることもできません。研修費用の返還を約束して退職することになります。

返済方法が現実的であること

返還金額が高額になった場合は、分割での返還も認めるべきです。一括しか認めないとすると退職の自由を制限するものと判断される恐れがあります。民事執行法による差押えの限度額が賃金の4分の1と定められていることから、この程度の金額が、月額の上限の目安になると思われます。

契約書を締結すること

金銭消費貸借の契約書を作って、研修費用の範囲(いくら貸与するのか)、免除期間、返済方法、利子の有無、勤続年数によって減額する場合は減額率等を明確にして、社員に十分な説明をして、契約書を締結する必要があります。

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(2003/11作成)
(2014/5更新)