タイムカードと労働時間(残業時間)

労働時間の把握義務

労働基準法に、労働時間、休日、深夜業等に関する規定が設けられていることから、会社は労働時間を適正に把握し、労働時間を適切に管理する義務があると考えられています。

また、労働基準法により、会社は賃金台帳を調製することが義務付けられています。賃金台帳には、賃金の計算の基礎となる事項として、労働日数、労働時間数、時間外労働時間数、休日労働時間数、深夜労働時間数を記入することが定められています。

以上により、会社は何らかの方法で、従業員の労働時間を把握しないといけません。

労働時間を把握する方法

労働時間の把握が適正に行われるよう、厚生労働省から、「労働時間の適正な把握のために会社が講ずべき措置に関する基準」という通達が出されています。これは、労働基準監督署が会社に対して指導等を行う際にも利用されています。

この「労働時間適正把握基準」によりますと、まず、労働時間を適正に管理するために、会社は従業員の労働日ごとの始業時刻と終業時刻を確認して、これを記録することを定めています。

次に、始業時刻と終業時刻の確認、記録の方法は、原則として、次のいずれかの方法によることとしています。

  1. 労働時間の管理を行う所属長等が、自ら現認することにより確認し、記録すること
  2. タイムカード、ICカード、IDカード、パソコン入力等の客観的な記録を基礎として確認し、記録すること

そして、自己申告制(従業員が自己の労働時間を自主的に申告して労働時間を把握する制度)による始業時刻と終業時刻の確認、記録は、例外的な方法として位置付けています。

また、自己申告制については、労働時間を過少に申告するケースがあり、適正な管理が難しいことから、いくつかの措置を講じることを義務付けています。

タイムカードによる労働時間の把握

労働時間については、タイムカードで管理をしている会社が多いと思います。また、タイムカードを利用していない会社に対して、労働基準監督署の調査が行われると、タイムカードで労働時間を把握するよう指導されるケースがあります

しかし、労働時間を把握するために、タイムカードを利用することは、労働基準法等で義務付けられていることではありません。

「労働時間適正把握基準」のとおり、所属長等が自ら現認する方法や自己申告制による方法も認められています。要するに、会社が従業員の労働時間を適正に把握できていれば問題はありません。

タイムカードと労働時間の関係

タイムカードに打刻された時間は全て労働時間(残業時間)として、タイムカードの打刻時間に基づいて、会社は残業手当を支払わないといけないのでしょうか。

タイムカードに打刻された時間は通常、「出社した時刻」、「退社した時刻」です。これは、会社の中にいた時間に過ぎません。一方、残業手当を支払う義務がある労働時間(残業時間)とは、実際に勤務をしていた時間(厳密には会社の指揮命令下に置かれていた時間)のことを言います。

したがって、タイムカードの打刻時間と実際の労働時間(残業時間)には誤差(差異)があり、この誤差(差異)の取扱いが問題になります。

このときに、タイムカードのみで労働時間を管理している場合は、労働時間を示す客観的な資料がタイムカードしかありませんので、タイムカードの打刻時間が労働時間と推定されます。特に裁判になったときは、書面による証拠が重視されます。

タイムカードの打刻時間の中に、労働時間ではない時間(例えば、始業時刻より1時間も前に出勤して新聞を読んだり、仕事を終えて同僚と世間話をしたりする時間)が含まれている場合は、会社がそれを証明しない限り認められません。

タイムカードは、業務を開始する直前、業務を終了した直後に打刻するよう指導してください。

端数の切捨て

タイムカードで労働時間を管理している会社から、「タイムカードの時間は何分までなら切り捨てても問題ないのでしょうか?」という相談を受けることがあります。

実際の労働時間(残業時間)に基づいて、1分単位で計算をして残業手当を支払う義務があります。これが大原則です。タイムカードの時刻ではありません。重要なことですので繰り返しますが、“実際の労働時間(残業時間)”が基準になります。

しかし、タイムカードの打刻時間と実際の労働時間(残業時間)には誤差があることも事実です。

切り捨てても問題がない時間については、職場とタイムレコーダーの設置場所の距離など、それぞれの会社によって事情が異なります。

例えば、毎日、定時の終業時刻から10分以内にタイムカードを打刻していれば、常識的に考えて、毎日、定時の終業時刻まで勤務していたものとして処理をしても問題はないでしょう。

しかし、切捨ての時間が30分になると、その時間は勤務していなかったと会社が証明することは、常識的に考えると難しいように思います。

タイムレコーダーの撤去

「タイムカードの打刻時間どおりに残業手当を支払わないといけないんだったら、タイムレコーダーは撤去してしまえ!」と考える経営者がいらっしゃるかもしれません。

タイムレコーダーを撤去すると、従業員は「サービス残業をさせられる」と考えて、会社に対して不信感を持つようになると思います。タイムレコーダーの撤去はお勧めできません。

残業承認制の導入

労働時間を示す客観的な資料がタイムカードしかない場合は、タイムカードの打刻時間が労働時間と推定されます。このリスクを回避するために、残業承認制を導入することを強くお勧めします。これを導入すれば、労働時間(残業時間)を記録する証拠になります。

最初に示した「労働時間適正把握基準」でも、「Aタイムカード等の客観的な記録を基礎として確認し、記録すること」とされています。つまり、タイムカードの打刻時間をそのまま使うことまでは求めていません。

タイムカードの記録は基本情報として、他の時間外勤務申請・指示書など、会社が従業員の労働時間を算出するために利用している記録と突き合わせることにより確認、記録する方法でも構いません。

残業承認制が正しく機能していれば、タイムカードの打刻時間を10分程度切り捨てることになったとしても、問題になることはないでしょう。

しかし、それぞれの時間に30分程度を超えるような差異があると、残業承認制が正しく機能していないと判断される恐れがあります。残業を承認しないときは帰宅させること、残業を黙認しないことが大事です。

従業員が勝手にダラダラと残業したとしても、会社が黙認していた場合は、会社は残業手当を支払う義務があります。

また、遅刻や早退等についても同様に、タイムカードだけで管理をするのではなく、遅刻・早退届を併せて利用する方法も良いでしょう。

メールマガジン

(2017/11作成)