応募者への対応

応募者への対応

求人の募集を行った後の対応に問題はありませんか?

最近は、個人情報に敏感な応募者が増えています。

また、不採用となった方が、将来の顧客になったり、取引先の社員になったりするかもしれません。礼儀を守った対応をしておくのが無難です。

応募者への対応についてお送りします。

書類選考後の対応

まずは、採用面接等をする前に、履歴書や職務経歴書を送付してもって、書類選考をする場合です。

応募者は、「どんな会社なのだろうか?」と不安を抱いて応募してきます。それで、不採用になると、個人情報が悪用されないか心配になります。その直後にダイレクトメールが届いたりすると、「履歴書が流用されたのではないか?」と疑われてしまいます。

不採用とする場合

書類選考で不採用とすることが決まった場合は、送られてきた履歴書や職務経歴書は返却するのが望ましいです。応募者が多数になると個別の対応が難しくなりますが、可能な範囲で行うよう心掛けて下さい。

履歴書等の返却書類(書類選考結果のお知らせ)の書き方は、下を参考にして下さい。

平成○年○月○日
○○様
株式会社○○
採用担当○○

書類選考結果のお知らせ

前略
今般は当社求人募集について、履歴書等書類のご送付ありがとうございました。
さて、貴殿の応募書類について審査・選考させていただきましたが、今回は誠に残念ながら、ご希望に添えないこととなりました。何卒、ご了承くださいますようお願い申し上げます。
なお、お送りいただきました履歴書及び職務経歴書につきましては、同封にて返却させていただきます。
末尾となりましたが、今後の貴殿のご活躍をお祈り申し上げます。
草々

返却書類:履歴書、職務経歴書

なお、個人情報保護法では、応募書類の返却義務は定められていません。返却するかどうかは会社の自由です。しかし、本人の同意を得ないで、目的外で個人情報を利用することは禁止されていますので、必要がなくなった時点で返却するか破棄することが求められます。

履歴書等を返却できない場合は、あらかじめ求人広告等に、「応募書類に記載された個人情報は、採用選考以外の目的で使用することはありません。応募書類については返却いたしませんので、ご了承ください」といった記載をして、事前に応募者に伝えておくことが欠かせません。

書類選考に合格した場合

書類選考に合格した場合は、電話やメールで面接の案内を行います。併せて書類で、面接の案内をする場合は、下を参考にして下さい。

平成○年○月○日
○○様
株式会社○○
採用担当○○

面接日時のお知らせ

今般は当社求人募集について、履歴書等書類のご送付ありがとうございました。
当社で定められた書類選考基準による結果、貴殿の面接を行うことが決定いたしました。
つきましては、下記日程により面接を行い、審査・選考させていただきたく、指定された面接日時にお越しいただくようお願いいたします。
なお、指定された日時に差し支えがございましたら、その旨担当者までご一報ください。改めて日程の調整をさせていただきます。
【電話番号:○○−○○○○−○○○○】


1.面接日時:平成○年○月○日(○)○時○分より(○分程度)
2.面接場所:当社
3.備考:採用担当○○宛にご訪問願います。
以上

書類選考での注意点

書類選考においては、次のようなことがないよう注意して下さい。

面接結果の連絡

面接をした後は、速やかに採用か不採用かの連絡を行います。採用通知は1週間程度、不採用通知は3〜5日以内にできれば良いでしょう。

「『不採用のときは連絡をしません』と事前に通知しているから、連絡しなくても構わない」という考えもありますが、自分が同じ立場だったとするといかがでしょうか。そのような対応をされると、少なくとも、好感を持つことはないように思います。

不採用とする場合

面接で不採用とすることが決まった場合は、書類選考の場合と同じように応募書類を返却することが望ましいです。

平成○年○月○日
○○様
株式会社○○
採用担当○○

履歴書等のご返送について

前略
今般は当社採用面接にお越しいただきまして、誠にありがとうございました。
面接の結果、今回は応募多数のため誠に残念ながら、貴殿の採用を見送らせていただくことになりました。何卒、ご了承くださいますようお願い申し上げます。
なお、この度お預かりしておりました履歴書及び職務経歴書につきましては、同封にて返却させていただきます。
末尾となりましたが、今後の貴殿のご活躍をお祈り申し上げます。
草々

返却書類:履歴書、職務経歴書

タイトルは「不採用通知」といったストレートな書き方よりも、「面接結果について」や「お知らせ」という表現にしておくのが良いでしょう。

不採用となった方から、「不採用になった理由を聞きたい」という問い合わせが来ることがあります。回答が難しい場合もあると思いますが、相手の欠点を指摘することは避けて、今回の採用ポジションにおける当社の基準(経験年数、経験内容、在籍社員とのバランスなど)に合致しなかったというように、相手の気持ちを思いやった対応が必要です。

面接に合格した場合

面接に合格した場合は、電話やメールで採用の通知をするか、次回の二次面接の案内を行います。

また、採用通知は書類にして、入社日の案内や誓約書等の提出書類の案内も記載しておくと良いでしょう。

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(2014/7作成)