コンプライアンス規程

コンプライアンスとは

コンプライアンス（compliance）は、直訳すると「命令や要求に従うこと」で、法令遵守の意味で使われています。

一般的には、「国が定めた法律や命令を守ること」に加えて、「企業が定めた規則を守ること」を対象範囲としていますが、更に、「社会的な良識や倫理を守ること」を含むケースが増えてきました。

「法律に違反していなければ良い」という考えは通用しにくくなっています。

コンプライアンス違反（不祥事）が公になると、企業が受ける悪影響は、法律違反に対する罰金等だけで終わりません。社会的な信用が失墜して、重大な損害を受ける恐れがあります。労働法関連の違法行為が発覚すると、ブラック企業というレッテルを貼られて、採用活動が難しくなったりします。

また、コンプライアンスの意識が高い企業の中には、取引先に対して、「貴社ではコンプライアンスについて、どのような取り組みをしていますか？」「コンプライアンス規程はありますか？」という問い合わせをする所もあります。

コンプライアンス違反の事例

報道されるようなコンプライアンス違反は、法律に違反しているケースが多くなります。

コンプライアンス違反が発生する原因

経営者が従業員に違反行為を命令するのは問題外ですが、経営者が知らない所で、管理職や一般従業員が違反行為をすることがあります。なぜ、違反行為をするのでしょうか。次のようなケースが原因として考えられます。

  1. 知識不足で違反行為であることを知らなかった
  2. 無理な成果を従業員に押し付けていた
  3. 従業員が違反行為を見聞きしても相談できる所がない
  4. 管理体制が不十分で違反行為が発覚しにくい
  5. 経営者がコンプライアンスを軽視している

コンプライアンス規程の作成

コンプライアンスは経営者が方針として示すことですが、１人１人の従業員が取り組むことです。コンプライアンス規程を作成して、違反行為を予防するための措置やルールを定めることが望ましいです。

リスクを回避するだけではなく、社会的な信用の向上に繋がります。また、良識や倫理を大切にする企業は、従業員の帰属意識が強くなり、モチベーションの向上が期待できます。

コンプライアンス委員会の設置

コンプライアンス委員会など、コンプライアンスに取り組むための中心となるチームを設置します。専門のチームを設置するのが難しい場合は、総務担当部門等でも良いと思います。

コンプライアンス委員会は、従業員から相談や通報を受け付ける窓口として、違反行為を調査したり、疑義が生じたときに対応したり、研修や勉強会を計画したり、業務マニュアルをチェックしたりします。一定の権限がないと機能しませんので、委員会のメンバーに代表取締役や役員を入れるべきでしょう。

遵守事項の検討

各企業において、どのようなコンプライアンス違反が生じる可能性があるのか、検討を行います。過去にコンプライアンス違反があったケースについては、重点的にその予防策を検討します。注意を要する事項（遵守するべき事項）を列挙して、従業員に周知します。

また、各企業の業務に関連する法律を挙げて、会社及び従業員が共に遵守することを定めます。なお、労働基準法、労働安全衛生法、育児介護休業法、男女雇用機会均等法など、労働法関連は全ての企業に適用されます。

相談窓口の設置（発生原因の3.）

違反行為の相談や通報を受け付ける窓口の設置は、コンプライアンスを徹底する上で欠かせない制度です。

例えば、上司からコンプライアンス違反が疑われる作業を命じられたときは、部下は拒否できない場合が多いです。明確な法律違反に限らないで、コンプライアンス違反の疑いがあるようなケースでも、相談窓口に相談できるようにしておけば、違反行為の予防や早期発見が可能になります。

相談や通報をしやすくするために、「相談や通報をしても従業員は不利益を受けることはない」と会社が保障することが重要です。相談窓口はコンプライアンス委員会が担当する場合が多いですが、社内の者では抵抗があると考えて、外部の専門家に依頼する方法もあります。

そして、相談や通報を受けた場合は事実確認をして、違反行為が認められたときは対応策を検討します。そのときに、違反行為の有無の判断を個人に任せていると、社内の人間関係によっては、違反行為があった事実（相談）を隠ぺいすることがあるかもしれません。

相談内容や事実として確認した事項は全て記録して、コンプライアンス委員会で情報を共有します。ただし、その際は、不利益を受けることがないように、相談者の個人情報は慎重に取り扱う必要があります。

研修の受講（発生原因の1.）

知識不足が原因で生じるコンプライアンス違反を予防するために、また、個々の従業員のコンプライアンスの意識を高めるために、研修を実施することが有効です。

コンプライアンスの基本から業務に関連する専門知識まで、社外で適切な研修があればそれを受講したり、定期的に社内で研修を実施したり、勉強会を開催したりすると良いでしょう。過去の違反事例や同業者の違反事例は良い教材になると思います。

コンプライアンス重視の注意点

「コンプライアンスを重視する」と従業員に宣言すると、コンプライアンスの意識が高まって、例えば、従業員から、法律で努力義務と定められている対応を求められるかもしれません。それを実現するために、会社は以前より高度の努力をしないと、従業員は納得しないでしょう。そうなると、掛け声倒れに終わってしまいます。

現状のコンプライアンス違反の程度によりますが、改善するためのコストが掛かりますので、その覚悟がない場合は、コンプライアンス規程の作成は控えた方が良いと思います。

業務体制の見直し

コンプライアンス違反の発生原因の4.については、個々の従業員がミスや不正をしたと仮定して、それを発見できる管理体制になっているか確認をして、必要に応じて業務マニュアルを作成したり、見直したりすると良いでしょう。

また、発生原因の2.については、必要に応じて見直すと良いでしょう。コンプライアンス規程を従業員に周知することで、会社としてコンプライアンスを重視することを示して、発生原因の5.を打ち消します。

（２０２４／１２作成）